Welche Daten verarbeiten wir?
Zur Verwaltung von Online-Bewerbungen stellt die R+V Betriebskrankenkasse als verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts eine Online-Bewerbungsplattform zur Verfügung. Die Daten werden entsprechend dem Stand der Technik verschlüsselt an uns übertragen. Für die Bereitstellung des Angebots sowie für dessen Verbesserung erhebt und verarbeitet die R+V Betriebskrankenkasse bestimmte personenbezogene Daten, die nachfolgend beschrieben sind. Diese Daten nutzt die R+ V Betriebskrankenkasse zur Erbringung der im Bewerbungsportal angebotenen Funktionen.
- Bewerberstammdaten (Vorname, Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft)
- Qualifikationsdaten (Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikation und Kompetenzen)
- Freiwillige Angaben, wie z. B. ein Bewerbungsfoto, Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen oder freiwillig hochladen
- Von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Zusatzfragen (z. B. Führerschein, Staatsbürgerschaft)
- Die Kommunikation zwischen Ihnen und uns sowie Kommentare und Bewertungen, die im Zuge Ihres Bewerbungsprozesses zu Ihnen verfasst werden
- Weitere Daten/ Datenkategorien, z. B. öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Daten, z. B. ein Profil bei beruflichen Social Media-Netzwerken wie XING oder LinkedIn
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Sofern Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen Angaben machen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten (z. B. Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre sexuelle Orientierung erlauben; Angaben zu Ihrer Gesundheit; Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft oder Ihre Religion erlauben), werden wir auch diese Daten nur im rechtlich zulässigen Rahmen verarbeiten
Im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform werden folgende weitere personenbezogene Daten verarbeitet:
a) Automatisiert erhobene Nutzungsdaten
Beim Zugriff auf die Domain onlyfy.jobs übermittelt Ihr Internetbrowser aus technischen Gründen automatisiert bestimmte Nutzungsdaten. Diese Informationen werden getrennt von anderen Daten in sogenannten Log-Dateien gespeichert. Dabei werden folgenden Informationen von onlyfy Prescreen erfasst:
- Datum und Uhrzeit sowie Dauer des Zugriffs,
- Browsertyp/-version,
- verwendetes Betriebssystem,
- URL der zuvor besuchten Webseite,
- übertragene Datenmenge,
- anhand der IP-Adresse (Internetprotokoll-Adresse) wird ein GeoIP-Lookup gemacht,
- Name der abgerufenen Dateien,
- HTTP-Status-Code (z. B. „Anfrage erfolgreich“),
- und URL der aufgerufenen Webseite,
- Zugriffsart (GET, POST).
Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Funktionen des E-Recruiting-Systems anzubieten und dessen Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Sie werden von onlyfy Prescreen für einen Zeitraum von 12 Monate gespeichert. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs.1 S. 1 lit. f DSGVO.
b) Cookies
onlyfy Prescreen setzt Cookies ein. Diese dienen dazu, die Online-Bewerbung nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Die Cookies sind technisch notwendig, um Ihnen diese Webseite zur Verfügung zu stellen. Ohne den Einsatz der Cookies wäre der Betrieb der Webseite nicht möglich. Es gibt daher keine Möglichkeit, dem Einsatz der Cookies zu widersprechen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs.1 S.1 lit. f DSGVO.
Die von onlyfy Prescreen verwendeten Cookies finden Sie hier:
| Anbieter | Cookie | Zweck | Dauer der Speicherung |
| New Work SE | PHPSESSID | Dieses Cookie dient der Identifizierung des Nutzers während der Benutzung von onlyfy Prescreen. Es ist für die korrekte Funktionalität zwingend erforderlich. Beim Schließen des Browsers verliert es seine Gültigkeit. |
Bis das Browser-Fenster geschlossen wird (Session-Cookie). |
| New Work SE | REMEMBERME | Dieses Cookie dient zur Wiederherstellung einer abgelaufenen Session. Es ist für die korrekte Funktionalität zwingend erforderlich. |
2 Wochen |
Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
a) Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO
Ihre personenbezogenen Daten werden zu Zwecken der Personalauswahl zur Besetzung offener Stellen, also zur Anbahnung eines Arbeitsvertrages, verarbeitet. Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u. a. nach der zu besetzenden Position. Wenn Ihre angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und/oder finanziellen Verantwortung verbunden ist, oder an gewisse körperliche und gesundheitliche Voraussetzungen geknüpft ist, können umfangreichere Datenerhebungen erforderlich sein.
b) Einwilligung – Art. 6 Abs.1 S. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 S.1 lit. a DSGVO, §26 Abs. 2 BDSG
Wenn Sie uns gegenüber eine freiwillige Einwilligung in die Verarbeitung bestimmter personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.
In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:
- Aufnahme in den Bewerberpool, d. h. wir speichern die Bewerbungsunterlagen über das aktuelle Bewerbungsverfahren hinaus zur Berücksichtigung in späteren Bewerbungsverfahren.
Sofern wir Datenverarbeitungen auf Ihre Einwilligung stützen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Den Widerruf richten Sie möglichst per E-Mail an datenschutz@ruv-bkk.de. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt.
c) Datenverarbeitung aufgrund des berechtigten Interesses – Art. 6 Abs.1 S. 1 lit. f DSGVO
In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder von Dritten. Ein berechtigtes Interesse besteht beispielsweise dann, wenn Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z. B. Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) erforderlich sind. Im Falle eines Rechtsstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.
Wie lange speichern wir Ihre Daten?
- Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
- Soweit kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, Sie uns aber für die weitere Speicherung Ihrer Daten Ihre Einwilligung erteilt haben („Bewerberpool“), speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch für 1 Jahr. Bei konkretem Anlass können wir Ihre Daten auch zum Zwecke der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche für einen längeren Zeitraum speichern.
- Sollten Sie Ihre Bewerbung vor Beendigung des Bewerbungsverfahrens zurückziehen, d. h. Ihre Daten und Ihren Account löschen, so werden die gespeicherten Daten für den Zeitraum des noch laufenden Bewerbungsprozesses gesperrt und nach Ablauf von sechs Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens endgültig gelöscht.
- Sofern Sie Ihr Kandidatenprofil nicht mehr nutzen und keine Einwilligung in die längere Datenspeicherung im Bewerberpool erteilt haben, werden die Daten innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
- Sie selbst können Ihr Kandidatenprofil und Ihre Bewerbungsunterlagen jederzeit löschen bzw. ein Löschbegehren stellen oder die Verarbeitung einschränken lassen.
An wen übermitteln wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden hauptsächlich durch unsere Personalabteilung verarbeitet. Teilweise sind jedoch auch andere interne und externe Stellen an der Verarbeitung Ihrer Daten beteiligt.
Interne Stellen können Fachbereiche oder Abteilungen oder der Personalrat der R+V Betriebskrankenkasse sein.
Als externen Dienstleister setzen wir New Work SE ein. Die New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg (nachfolgend „onlyfy Prescreen“), betreibt das E- Recruiting-System onlyfy Prescreen unter der Domain *.onlyfy.jobs (nachfolgend „onlyfy.jobs“), auf dem Unternehmen Stellenanzeigen schalten sowie Bewerbungen empfangen und verwalten können.
onlyfy Prescreen verarbeitet im Rahmen dieser Tätigkeiten personenbezogene Daten lediglich im Auftrag und für die Zwecke der R+V Betriebskrankenkasse und ist daher sogenannter Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DSGVO.
onlyfy.jobs ist die zentrale Plattform für unser Bewerber-Management. Bei der Nutzung unseres Online-Formulars werden Ihre personenbezogenen Daten direkt in onlyfy.jobs erfasst. Auch im Falle einer Post- oder E-Mail-Bewerbung werden Ihre Daten in das E-Recruiting-System überführt.
Was passiert mit Bewerbungen per E-Mail?
Sie können uns Ihre Bewerbungen auch per E-Mail übermitteln. Wir können die Übermittelung jedoch nicht verschlüsseln, sondern allein Sie selbst. Daher übernehmen wir keine Verantwortung für den Übertragungsweg der Bewerbungen zwischen Absenden der Bewertung und deren Empfang. Im Falle einer E-Mail-Bewerbung werden Ihre Daten in das E-Recruiting-System überführt.
Da wir für den Empfang auf unserem Server keine Verantwortung übernehmen können, empfehlen wir unser Online-Formular oder den postalischen Versand zu nutzen.
Sind sie zur Bereitstellung der Daten verpflichtet?
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.
Was passiert, wenn Sie Ihre Online-Bewerbung unterbrechen?
Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden auf der Plattform technisch notwendige Cookies eingesetzt. Während des Bewerbungsprozesses findet eine Datenübertragung an onlyfy.jobs statt. D. h. von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden in onlyfy.jobs erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für uns eingeschränkt einsehbar.
Ihre Daten, die Sie im Rahmen der Online-Bewerbung angegeben haben, können Sie in Ihrem Kandidatenprofil jederzeit einsehen, bearbeiten oder aktualisieren.
Sofern Sie in Ihrem Kandidatenprofil keine weiteren Änderungen vornehmen, beispielsweise eine laufende Bewerbungen abschließen, eine neue Bewerbung starten oder die Daten einer bestehenden Bewerbung ändern, werden Ihre Daten innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des letzten aktiven Bewerbungsverfahrens gelöscht.
Sie selbst können für Ihr Kandidatenprofil und Ihre Bewerbungsunterlagen jederzeit ein Löschbegehren stellen. Nach dem das Löschbegehren gestellt wurde, werden Sie über das genaue Löschdatum informiert und Ihre Daten werden nach den festgelegten Bedingungen dieser Datenschutzrichtlinie automatisch gelöscht.
