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Hilfe zur elektronischen Patientenakte (ePA)

Mit Ihrer persönlichen ePA können Sie und Ihre behandelnden Ärzte Ihre medizinischen Dokumente sicher digital hochladen, speichern, verarbeiten, lesen, teilen und selbstverständlich auch löschen. Die Nutzung der ePA ist freiwillig. Sie haben jederzeit Zugriff auf Ihre ePA und können selbst bestimmen, welche Daten Sie darin ablegen möchten und wer darauf zugreifen darf. Sie können die ePA über Ihr Smartphone orts- und zeitunabhängig nutzen.

Von wem erhalte ich die ePA?

Sie finden unsere R+V BKK ePA-App im Apple App Store und bei Google Play.

Muss ich eine ePA nutzen?

Nein, die ePA ist ein freiwilliges Angebot. Sie allein entscheiden, ob Sie eine ePA führen möchten oder nicht. Ihnen entsteht kein Nachteil daraus, sollten Sie die ePA nicht nutzen wollen.

Wer bezahlt die Akte?

Wir übernehmen alle Kosten für die ePA. Für Sie ist das Angebot kostenfrei.

Gibt es die ePA auch für Kinder?

Ja, jeder gesetzlich Versicherte hat einen Anspruch auf eine ePA. Bis zum 16. Lebensjahr eines Kindes wird die ePA von einem sorgeberechtigten Vertreter verwaltet. Sie können die ePA Ihres Kindes auf Ihrem Smartphone verwalten. Dazu müssen Sie neben Ihrer ePA die ePA Ihres Kindes mit Ihrem Smartphone koppeln.

Wie lange läuft die ePA?

Sie können Ihre Gesundheitsdokumente lebenslang in der ePA speichern, denn Ihre ePA steht Ihnen lebenslang zur Verfügung. Sie können jedoch jederzeit Dokumente löschen.

Bedingungslos können Sie die Löschung Ihrer ePA bei uns beauftragen oder durch Widerruf Ihrer Einwilligung innerhalb der App selbstständig auslösen. Dies führt zur endgültigen Löschung Ihrer ePA-Dokumente. Vor der Schließung wird Ihnen empfohlen, Ihre darin enthaltenen Unterlagen in einem anderen sicheren Ort zu speichern.

Kann ich die ePA jederzeit kündigen?

Ja, da es ein freiwilliges Angebot ist, haben Sie jederzeit das Recht zur Kündigung. Dazu müssen Sie lediglich die Einwilligung in Ihrer ePA widerrufen oder uns mit der Kündigung Ihrer ePA beauftragen. Schreiben Sie uns dazu unter epa@ruv-bkk.de an. Es ist auch möglich, Ihre Kündigung zu widerrufen.

Welche Rechtsgrundlage gibt es für die ePA?

Ab dem 01.01.2021 sind wir gemäß § 291a Abs.3 Nr.4 SGB V dazu verpflichtet, Ihnen eine elektronische Patientenakte anzubieten.

Muss ich einen Vertrag zur Führung einer ePA abschließen?

Sie müssen im Registrierungsprozess für die ePA den Nutzungsbedingungen und den Datenschutzhinweisen zustimmen.

Für eine ePA-Nutzung ohne Smartphone oder Tablet müssen Sie eine unterzeichnete Einwilligungserklärung zur Nutzung der ePA und zur Datenverarbeitung an uns senden.

Zur Nutzung der elektronischen Patientenakte der R+V BKK (ePA) sind folgende Schritte erforderlich:

  • Registrierung in der „R+V BKK ePA“-App
  • Identitätsprüfung in der Nect-App
  • Beenden der Ersteinrichtung „R+V BKK ePA“-App nach Erhalt des Aktivierungscodes per Post

1. Laden Sie die App „R+V BKK ePA“ herunter:
Apple-App im App Store Android-App bei Google Play

2. Legen Sie ein Benutzerkonto an. Geben Sie dafür Ihre Versichertennummer, die Kennnummer Ihrer Versichertenkarten (eGK) und die Postleitzahl ein. Lesen und akzeptieren Sie die Einwilligungserklärung und Nutzungsbedingungen.
Benutzerkonto anlegen, Bild 1 Benutzerkonto anlegen, Bild 2

3. Geben Sie eine E-Mail-Adresse an und vergeben Sie ein Passwort. Daraufhin erhalten Sie einen Link an die angegebene E-Mail-Adresse. Bestätigen Sie diesen und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. Der Bestätigungslink bleibt 14 Tage gültig.
E-Mail-Adresse eingeben und Passwort vergeben

4. Jetzt wird das Benutzerkonto automatisch mit Ihrem Handy verknüpft. Bestätigen Sie dies durch Eingabe des Handy-Sperr-Codes (z. B. Fingerabdruck, Gesichtserkennung, PIN etc).

5. Identifizierung Ihrer Person und Ihrer eGK.
Sie können die ePA auch ohne sicher zugestellte NFC-fähige eGK nach der Identifizierung über den Aktivierungscode freischalten. Nach dem Patientendaten-Schutz-Gesetz ist eine eGK oder eine PIN nur dann sicher zugestellt, wenn Sie sich beim Erhalt der eGK oder die PIN mittels Personalausweis durch den Postboten identifiziert haben.
Identifizierung Ihrer Person und Ihrer eGK

6. Zwei Wege zur Identifizierung:

  • Sie können uns in unserer Geschäftsstelle R+V Betriebskrankenkasse, Kreuzberger Ring 21, 65205 Wiesbaden besuchen oder
  • Sie nutzen das VideoIdent-Verfahren.

Sicherheitslücke: Wichtige Information zur Nutzung des VideoIdent-Verfahrens!

Das VideoIdent-Verfahren ist momentan nicht mehr zulässig. Die betreibende gematik GmbH hat verfügt, dass Krankenkassen das VideoIdent-Verfahren ab sofort aussetzen, weil sicherheitstechnische Schwachstellen entdeckt wurden. Wir schalten das Verfahren daher bis auf Weiteres ab, bitten um Ihr Verständnis und arbeiten an weiteren Identifizierungsmöglichkeiten, um Ihnen einen bestmöglichen Service zur Verfügung zu stellen. Bei dringenden Anfragen zum Thema elektronische Patientenakte (ePA), elektronische Gesundheitskarte (eGK) oder eRezept wenden Sie sich bitte an unsere Kolleginnen und Kollegen unter 0611 99909-950.

7. Nach erfolgreicher Identifizierung erhalten Sie den Aktivierungscode für Ihre ePA automatisch mit der Post. Dieser Code ist 30 Tage gültig.
Identifikation abgeschlossen

8. Starten Sie nun wieder die „R+V BKK ePA“-App, geben Sie den Aktivierungscode ein und beginnen Sie mit der Einrichtung Ihrer ePA.
ePA einrichten

9. Damit wir Sie zukünftig über die ePA informieren können, bestätigen Sie bitte Ihre E-Mail-Adresse.
E-Mail bestätigen

10. Endspurt ... fast geschafft: Lesen Sie die Nutzungsbedingungen und die Einwilligungserklärung und akzeptieren Sie beides.

11. Letzter Schritt: Wie möchten Sie zukünftig auf Ihre ePA zugreifen? Es gibt zwei Anmeldevarianten:

  • Komfortzugriff mit al.vi (alternative Versichertenidentität) Anmeldung mittels Versichertennummer und Passwort.
  • Zugriff via NFC eGK – Diese können Sie ab April 2021 bestellen.
    al.vi

12. Puh, Sie haben es geschafft – Glückwunsch! Die ePA ist nun erfolgreich registriert. Diese vielen Schritte sind zum Schutz Ihrer Gesundheitsdaten notwendig.

Was können die neuen MIOs (Medizinische Informationsobjekte) Impfausweis, Mutterpass, Zahnbonusheft, U-Heft?

Von Ihrem Arzt können Sie Untersuchungsdaten des Zahnbonushefts, Impfpasses, Mutterpasses und U-Hefts in Ihre ePA übertragen lassen. Dies sind freiwillige Anwendungen und ersetzen nicht die Papierversion der Dokumente. Sie können also weiterhin frei wählen, auf welche Art Sie die Nachweise führen möchten.

Was beinhaltet die Leistungsauskunft?

Mit der Leistungsauskunft in der ePA können Sie die von Ihnen in Anspruch genommenen gesetzlichen Leistungen in einer übersichtlichen Gliederung nach Leistungsbereichen einsehen. In Ihrer ePA können Sie eine einmalige Abfrage erstellen und die Übersicht als jährliches Abo erhalten.

Benötige ich zum Login immer eine eGK?

Nein, Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihre ePA zu nutzen:

  • Zugriff ohne eGK
    Sie können Ihr zuvor erstelltes Benutzerkonto auch als digitale Identität verwenden. Wenn Sie dies aktivieren, wird in einem hochsicheren Signaturdienst eine alternative Versichertenidentität für Sie angelegt. Dadurch können Sie nach der Anmeldung mit Ihrer Versichertennummer und dem von Ihnen gewählten Passwort über Smartphones, welche mit Ihrem Benutzerkonto verbunden sind, Ihre ePA öffnen.
  • Zugriff mit eGK
    Mit Ihrer NFC-eGK G2.1 und einem NFC-fähigem Smartphone können Sie Ihre ePA öffnen. Die eGK stellt zusammen mit der PIN einen weiteren Sicherheitsfaktor dar und bietet Ihnen die höchste Sicherheitsstufe.

Funktioniert „Zugriff mit eGK“ mit jeder Kartengeneration?

Nein, die elektronische Gesundheitskarte muss NFC-fähig sein, damit sie zur Anmeldung genutzt werden kann. Eine solche eGK ist bei uns die blaue Gesundheitskarte mit der sechsstelligen Ziffer links unter dem Balken in Deutschlandfarben und dem danebenstehenden kleinen Satellitensymbol:

Gesundheitskarte

Wie verbinde ich ein neues Smartphone mit meinem Benutzerkonto?

Wenn Sie sich auf einem neuen Smartphone anmelden, müssen Sie dieses mit Ihrem Benutzerkonto verbinden, um auf Ihre ePA zugreifen zu können. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Wenn Sie ein bereits verbundenes Smartphone haben, können Sie darüber eine Freigabe erteilen.
  • Falls Sie kein verbundenes Smartphone mehr haben, müssen Sie eine erneute Identifizierung durchführen. Dabei werden aus Sicherheitsgründen alle bisher bestehenden Gerätebindungen an Ihrem Benutzerkonto entfernt.

Wozu dient die Gerätebindung?

Durch die Gerätebindung wird Ihre elektronische Patientenakte mit Ihrem Smartphone verbunden. So wird verhindert, dass sich jemand von einem fremden Smartphone aus in Ihre elektronische Patientenakte einloggen kann. Die Gerätebindung stellt somit einen weiteren Sicherheitsfaktor zusätzlich zu Ihren persönlichen Zugangsdaten dar. Sie können auch mehrere Smartphones mit ihrer ePA verbinden.

Kann ich auch mit meinem Computer oder Laptop auf die elektronische Patientenakte zugreifen?

Nein, aktuell ist das nicht möglich. Auf Ihre elektronische Patientenakte können Sie nur per App mit Ihrem mobilen Gerät zugreifen.

Kann ich mir auch ohne App eine elektronische Patientenakte anlegen?

Sie können sich eine elektronische Patientenakte auch einrichten, ohne die App zu nutzen. Allerdings haben Sie ohne App nicht die Möglichkeit, Ihre elektronische Patientenakte zuhause einzusehen oder Zusatzfunktionen zu nutzen.

Um sich eine elektronische Patientenakte ohne App einrichten zu lassen, kontaktieren Sie uns. Wir legen die elektronische Patientenakte für Sie an und senden Ihnen eine PIN für Ihre NFC-eGK zu. In Kombination mit der PIN können Sie dann beim Arztbesuch Ihren Arzt dazu berechtigen, die elektronische Patientenakte einzusehen oder Dokumente hinzuzufügen.

Ihr Arzt hat übrigens nicht die Möglichkeit, eine elektronische Patientenakte eigenständig für Sie anzulegen.

Welche Dokumentenformate kann ich in meiner ePA speichern?

PDF, TXT, RTF, JPG, TIFF, DOCX, XLSX, ODT, ODS und natürlich auch XML-Dateien. Lediglich Dateien über 25 MB sowie DICOM-Dateien und proprietäre Dateiformate sind anfänglich nicht speicherbar.

Kann ich meine ePA löschen?

Sie können einzelne Dokumente wie auch Ihre komplette ePA löschen. Dazu müssen Sie lediglich Ihre Einwilligungen widerrufen oder uns einen Kündigungsauftrag für Ihre ePA ausstellen. Melden Sie sich dafür unter epa@ruv-bkk.de

Was mache ich, wenn ich mein Smartphone verloren habe?

Sollten Sie ihr Smartphone verloren haben und nutzen Sie den Zugriff ohne eGK können Sie Ihren Account selbstständig löschen. Nutzen Sie dafür einfach unseren Sperrdienst https://iam-bms.de/auth/realms/105823040/account/.

ODER

Sie können auf einem neuen Smartphone die ePA-App installieren und ihre ePA mit dem neuen Smartphone anbinden. Anschließend können Sie in der App das alte Smartphone deaktivieren. Wenn ein möglicher Missbrauch von Daten vorliegt, können auch wir für Sie die Gerätebindung löschen.

Ich weiß mein Passwort nicht mehr. Wie wähle ich ein neues Passwort?

Öffnen Sie den Menüpunkt „Anmelden“ in der App. Wählen Sie „Passwort vergessen“ und folgen Sie den Anweisungen.

Wer kann Dokumente in meiner ePA speichern?

In Ihrer ePA können Sie jederzeit eigenständig Dokumente speichern und verwalten.

Ärzte, Apotheken und Krankenhäuser sowie Psychotherapeuten und Zahnärzte, die von Ihnen Zugriffsrechte bekommen haben, dürfen ebenfalls Dokumente in Ihrer ePA speichern.

Wenn Sie einem Arzt keinen Zugang erlauben oder ihm den Zugang widerrufen haben, kann er keine Dokumente in der ePA speichern.

Wie entscheide ich, welcher Arzt Dokumente in meine ePA einstellen darf?

Sie entscheiden zuerst, ob Ihre Hausarzt-, Facharzt- oder Zahnarztpraxis oder Ihr Krankenhaus Zugang zu Ihrer ePA haben darf. Wenn Sie etwa Ihrem Hausarzt Zugang zu Ihrer ePA geben möchten, erteilen Sie seiner Praxis die Zugriffsrechte.

Außerdem entscheiden Sie für jede Praxis, Krankenhaus oder Apotheke, wie lange der Zugang zu Ihrer ePA möglich ist. Dieser Zeitraum reicht von 1 Tag bis zu 18 Monaten. Sie können diesen Wert selbständig festlegen.

Jedes Dokument wird einer bestimmten Kategorie zugeordnet, so ist es möglich, einem Arzt nur Zugriff auf eine bestimmte Kategorie einzurichten. Zusätzlich gibt es verschiedene Vertraulichkeitsstufen (normal/vertraulich/privat) für Dokumente.

Kann ein Arzt Dokumente in meiner ePA ändern bzw. löschen?

Ihr Arzt bzw. Leistungserbringer (z. B. Apotheke oder Krankenhaus) kann keine Informationen innerhalb eines Dokumentes, welches Sie hochgeladen haben, ändern. Ihr Arzt kann jedoch ein Dokument in Absprache mit Ihnen aus der ePA wieder löschen.

Was mache ich, wenn der Arzt sich weigert, Dokumente in meine ePA zu übertragen?

Dann wenden Sie sich bitte an die Kassenärztliche Vereinigung (KV), die für den Arzt zuständig ist. Die Kontaktdaten finden Sie unter anderem auf der Internetseite der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV).

Kann meine Krankenkasse Dokumente in meiner ePA speichern?

Ab dem 01.01.2022 können wir Ihnen eine Leistungsauskunft über Ihre beanspruchten Leistungen erstellen und in Ihrer ePA hochladen. Hierzu ist vorher Ihre explizite Einwilligung nötig. Wir können jedoch weiterhin keine Ihrer Dokumente lesen.

Kann ich nachlesen, was in meiner Akte für Aktivitäten erfolgten?

Ihre ePA verfügt über ein detailliertes Protokoll, das Sie jederzeit abrufen, aber auch exportieren können. In diesem Protokoll sind sämtliche Zugriffe – von Ihnen selbst, aber auch von Berechtigten – auf Ihre ePA ersichtlich. So können Sie nachvollziehen, wann Dokumente in Ihrer ePA eingestellt, abgerufen oder gesucht worden sind und wann Sie Berechtigungen erteilt oder entzogen haben. Sie können das Protokoll gezielt durchsuchen und filtern. Die Protokolleinträge werden im Aktensystem nach Ablauf von drei Jahren gelöscht.

Sind alle Daten verschlüsselt?

Ja. Die Dokumenteninhalte sind so verschlüsselt, dass niemand außer Ihnen und denen, die Sie dazu berechtigt haben, die Inhalte lesen können. Zu jedem Dokument gehören auch Metadaten, die zur Dokumentensuche verwendet werden. Diese werden für die Suche nach Dokumenten serverseitig in einem eigens geschützten Bereich entschlüsselt, solange ein Benutzer an der ePA angemeldet ist.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Der Anbieter der ePA ist für die Datenverarbeitung verantwortlich. In unserem Fall haben wir die ePA zusammen mit der BITMARCK Holding GmbH und Research Industrial Systems Engineering (RISE) Forschungs-, Entwicklungs- und Großprojektberatung GmbH entwickelt.

Wer kann meine Daten sehen?

Niemand außer Ihnen und denjenigen, denen Sie dazu eine Berechtigung erteilt haben. Weder wir noch die BITMARCK Holding GmbH oder Research Industrial Systems Engineering (RISE) Forschungs-, Entwicklungs- und Großprojektberatung GmbH haben Zugriff auf die Inhalte.

Wer ist für den Datenschutz verantwortlich?

Ansprechpartner für alle Fragen zum Datenschutz der ePA ist unsere Datenschutzbeauftragte. Die Kontaktdaten finden Sie in den Datenschutzhinweisen der ePA.

Bitte beachten Sie auch die Informationen zur elektronischen Patientenakte (ePA) nach § 343 SGB V.